队节省了近 10 万元的不必要预算，最终项目成功立项。
“预算编制不是‘拍脑袋凑数字’，而是要让每一笔钱都‘师出有名’，既符合政策要求，又贴合科研实际。” 科发院副院长陈明表示，通过这种 “科发院搭台、财务处唱戏、科研团队参与” 的协同模式，近三年我院政府计划项目预算编制通过率提升了 23%，因预算不合理被驳回的申报项目数量下降了 40%，真正让科研工作者把精力从 “算钱” 转移到 “做研究” 上。
16.1.2 立项跟踪：动态监测，让经费使用 “透明可控”
项目成功立项，只是科研工作的 “第一步”；如何确保经费按预算、按进度使用，避免 “钱躺在账户里睡大觉” 或 “超支预警”，是经费管理的另一大重点。对此，科发院与财务处建立了 “月度统计、季度通报、半年核查” 的动态跟踪机制，用数据化手段打通经费流转的 “脉络”。
每月 5 日前，财务处会将各政府项目的经费使用数据（如设备费已支出金额、差旅费报销进度、间接费用计提情况）同步至科发院，各业务科室会根据项目申报时的预算表，对比实际支出与计划支出的偏差，若某项目 “设备费” 实际支出仅为计划的 30%，且已过项目实施期的 50%，则会被标记为 “重点关注对象”；若 “差旅费” 支出超出计划 10% 以上，则会核查是否存在超标准报销（如超标住宿、非项目相关差旅）。
季度末，科发院会在科研内网发布《政府计划项目经费使用情况通报》，详细列出每个项目的 “经费使用率”（实际支出 / 预算总额 ×100%）、“各科目支出占比”“存在问题”，并附上业务科室联系人电话。这种 “公开透明” 的方式，既让科研团队清晰了解自身经费使用情况，也便于学院和科发院及时介入指导。
2023 年第三季度，通报显示环境工程学院赵教授的 “城市污水处理技术优化” 项目经费使用率仅为 28%，远低于同期平均水平（55%）。科发院项目专员立即与赵教授沟通，发现问题出在 “设备采购” 上，项目计划购置的 “水质在线监测仪” 因供应商产能不足，交货时间延迟了 3 个月，导致相关实验无法开展，经费无法支出。了解情况后，科发院一方面协助赵教授与供应商协商加快生产，另一方面建议调整经费使用计划，将原本用于设备采购的部分经费，先投入到 “污水处理剂配方优化” 的前期实验中，避免经费闲置。同时，专员还与财务处沟通，为项目办理了 “设备采购延期支出备案”，确保后续设备到货后能正常报销。到第四季度，该项目经费使用率提升至 62%，顺利赶上计划进度。
“动态跟踪不是‘盯梢’，而是‘预警’—— 通过及时发现问题、解决问题，避免小偏差变成大麻烦。” 科发院科研管理科刘科长说，近两年来，通过这种跟踪机制，我院政府项目经费平均使用率从 68% 提升至 82%，因经费使用滞后导致的项目延期数量减少了 35%，真正实现了 “经费跟着项目走，服务跟着需求走”。
16.1.3 警方提醒：精准服务，让 “被动整改” 变 “主动调整”
“李老师，您的国家自然科学基金项目还有 3 个月到期，目前经费使用率为 65%，其中‘实验材料费’还有 15 万元未支出，建议加快采购进度哦～”2024 年 5 月，化工学院的李教授收到了科发院发来的 “经费使用提醒短信”，同时附带了一份《经费使用进度建议表》，详细列出了剩余经费的优先支出方向。
